Thông cáo báo chí là gì? Mẫu thông cáo báo chí và cách viết chi tiết?

Khi doanh nghiệp muốn đưa tin về một sự kiện hoặc ra mắt một sản phẩm mới thường mời các phóng viên, nhà báo tham dự để thông báo. Hình thức này nhằm thu hút sự chú ý của cộng đồng thông qua sức mạnh truyền thông của báo giới. Vậy thông cáo báo chí là gì? Bài viết dưới đây sẽ cho bạn những góc nhìn mới về phương thức marketing này.

1. Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí là một công cụ đắc lực với các thương hiệu khi làm PR. Đây được coi là phương thức hiệu quả giúp các Marketers kể một câu chuyện của riêng mình và hướng công chúng đến với họ theo cách độc đáo riêng. Đặc biệt, trong thời đại 4.0 như hiện nay, thông cáo báo chí cũng ít nhiều thay đổi. Giờ đây, người nhận thông cáo báo chí của bạn không chỉ là các nhà báo đến từ các cơ quan báo chí, truyền thông mà còn là những người tiêu dùng, khách hàng – những người đang tìm kiếm những nguồn thông tin đáng tin cậy để quyết định mua hàng.

Thông cáo báo chí là một công cụ PR vô cùng hữu hiệu cho bất cứ doanh nghiệp nào, nó giúp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và người tiêu dùng. Khi doanh nghiệp muốn PR cho thương hiệu của mình thì việc sử dụng phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, truyền hình,… là điều vô cùng cần thiết. Đó là những phương tiện có tầm ảnh hưởng đến công chúng là vô cùng lớn.

Lúc này, Thông cáo báo chí chính là công cụ thu hút giới truyền thông và khiến báo chí đưa tin đến với công chúng nhanh nhất. Khi doanh nghiệp muốn thông báo về sự kiện hay sản phẩm mới thì không thể không sử dụng thông cáo báo chí.

2. Thông cáo báo chí tiếng Anh là gì?

Tên tiếng anh thường gọi của hình thức này là Press Release.

Hiểu một cách đơn giản thì thông cáo báo chí là một thông báo chính thức mà một doanh nghiệp, tổ chức muốn truyền tải các nội dung về sự kiện, tin tức của đơn vị mình đến giới truyền thông.

Thông cáo báo chí là bản tóm tắt những sự thật về một chương trình hay một vấn đề mà bạn muốn giới truyền thông quan tâm. Chúng được viết theo một mẫu chuẩn. Tiêu chí chính của một thông cáo báo chí là nó phải chứa tin.

Việc cá nhân hoặc doanh nghiệp đưa ra các thông cáo báo chí có rất nhiều lý do, sau đây là một số lý do phổ biến:

– Khi doanh nghiệp hoặc các nhân sắp cho ra mắt các sản phẩm dịch vụ mới, muốn thu hút giới truyền thông.

– Có chiến dịch muốn nhiều người biết đến thương hiệu của công ty, giúp xây dựng thương hiệu và lòng tin và sự tin tưởng của công chúng dành cho thương hiệu.

3. Cấu trúc của một bài thông cáo báo chí

Một một hình thức thông báo đều có những cấu trúc nhất định và thông cáo báo chí cũng không ngoại lệ. Bao gồm những nội dung chính sau:

• Phần tiêu đề: Thể hiện tên của thông cáo
• Ngày, tháng năm của văn bản
• Thông tin liên hệ: tên, địa chỉ, số điện thoại của doanh nghiệp, tổ chức.
• Địa điểm tổ chức.
• Nội dung tóm tắt của thông cáo báo chí
• Nội dung chi tiết: gồm 03 phần mở bài, thân bài và kết bài liên quan đến nội dung thông cáo và lý do diễn ra.
• Bản mẫu

Những yếu tố cần đảm bảo trong một thông cáo báo chí:

Sử dụng tiêu đề sinh động thu hút sự chú ý của phóng viên, thông cáo báo chí nên đưa các thông tin quan trọng lên đầu, tránh những lời công bố cường điệu và không có bằng chứng. Nội dung đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ liên lạc. Nên hạn chế sử dụng biệt ngữ…

4. Cách viết một bản thông cáo báo chí đúng chuẩn

Hãy viết như một nhà báo

Hãy viết một thông cáo thật rõ ràng, bạn cũng cần viết một câu chuyện hấp dẫn để thu hút giới truyền thông. Sau đây là những điều nên chú ý:

– Tiếp cận thẳng vào vấn đề: Không nên trình bày lan man, khiến người đọc kho nắm bắt nội dung. Hãy trình bày vấn đề thật rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề, giúp làm rõ chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí.

– Viết rõ ràng và súc tích: lịch trình của nhà báo thường rất bận, họ không có nhiều thời gian để đọc.

– Không làm quá mọi thứ: không tự đề cao chính mình hoặc các dịch vụ sản phẩm của doanh nghiệp như sử dụng các từ ngữ “dịch vụ tốt nhất từ trước đến giờ”, “sự kiện lớn nhất”.

Thông tin trong thông cáo cần hữu ích và có giá trị với công chúng.

Khi viết thông cáo báo chí, cần chú ý những yếu tố sau:

– Nội dung cần liên quan đến và thu hút những đối tượng mục tiêu

– Nội dung câu chuyện liên quan mật thiết đến doanh nghiệp của bạn

Đính kèm trích dẫn hữu ích

Một trong những phần quan trọng nhất của thông cáo báo chí chính là người viết phải dùng đính kèm những trích dẫn của người quan trọng và có liên quan vào câu chuyện

Gắn liền chủ đề với mục đích sản phẩm

Doanh nghiệp của bạn ra đời như thế nào? Mục đích và giá trị của sản phẩm của bạn là gì? Nó có thể giải quyết vấn đề gì? Câu trả lời là hãy luôn gắn liền thông cáo báo chí với sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu bạn sắp ra mắt một sản phẩm mới, hãy luôn nhấn mạnh những ưu điểm của sản phẩm đó.

Nội dung hãy thật ngắn gọn và rõ ràng

Thông cáo báo chỉ cần phải ngắn gọn đầy đủ thông tin và đi thẳng vào vấn đề. Không ai muốn phải đọc một bài thông cáo dài 4 trang giấy kể về lịch sử doanh nghiệp và những thông tin lan man khác. Một thông cáo báo chí chỉ nên nằm gọn trong 1 trang giấy.

Định dạng thông cáo báo chí

Đối với một thông cáo báo chí luôn cần tuân theo một khuôn mẫu nhất định để người đọc có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin nhanh chóng.

Bước 1: Tìm mục đích

Một số mục đích chính cần được xác định trước khi viết thông cáo báo chí là:

– Sự ảnh hưởng (thông tin của bạn có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không?)

– Mâu thuẫn (thông tin của bạn có gây mâu thuẫn với ai hay không?)

– Sự tiến triển (thông tin có làm nổi bật sự tiến triển của sự việc nào hay không?)

– Cảm xúc (thông tin có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không?)

Bước 2: Đặt tiêu đề

Việc đặt tiêu đề là điều rất quan trọng, một tiêu đề hay hấp dẫn sẽ giúp thu hút và gây chú ý với truyền thông và công chúng khiến họ tò mò và đọc tiếp các thông tin bạn đưa ra.

Bước 3: Tóm tắt nội dung của thông cáo trong một đoạn ngắn

Việc tóm tắt nội dung chính giúp người đọc nắm bắt được thông cáo báo chí này nói về vấn đề gì và liệu họ co muốn đọc tiếp hay không. Do đó, phần này nên xuất hiện ngay sau tiêu đề và tóm tắt 2-3 ý quan trọng nhất.

Bước 4: Viết đoạn đầu tiêu

Đây là đoạn rất quan trọng sẽ liệt kê những thông tin quan trọng nhất như mục đích của thông cáo báo chí này, chủ đề của thông cáo báo chí, nó có hữu ích gì cho người đọc.

Bước 5: Viết những nội dung còn lại

Vài đoạn tiếp theo sẽ bao gồm các thông tin chi tiết hơn về câu chuyện muốn đề cập, hoặc các chi tiết về dịch vụ sản phẩm mà người đọc cần biết.

Hãy lưu ý những đoạn văn này chỉ nên ngắn và súc tích vì thông cáo báo chí không được dài quá một trang.

Bước 6: Đính kèm trích dẫn

Các trích dẫn không cần quá phức tạp. Bạn chỉ cần đảm bảo 3 yếu tố sau đây:

– Trích dẫn này có thích hợp không? Nó có giúp ích gì cho câu chuyện không?

– Không dùng những từ ngữ quá “đao to búa lớn”

– Ai là người nói trích dẫn? Tại sao lại nói như vậy?

Bước 7: Thông tin liên hệ

Việc trình bày thông tin liên hệ là điều rất cần thiết, vì người đọc cần biết họ phải liên lạc với ai nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết. Hãy đính kèm thông tin của phòng PR hoặc marketing vào góc trái phía dưới của thông cáo báo chí. Thông tin liên hệ bao gồm tên, số điện thoại, email.

5. Một số cách để viết thông cáo báo chí ấn tượng

Một thông cáo báo chí cũng cần đáp ứng được đủ yếu tố “5W1H” và tự mình trả lời cho 6 câu hỏi đó là:

Who – Ai: Đây là phần xác định rõ chủ thể của TCBC, có thể là 1 người hoặc một nhóm người, một doanh nghiệp hoặc tổ chức nào đó…

What – Cái gì: Đây là phần nói về những thong tin, hoạt động diễn ra mà doanh nghiệp muốn công chúng biết và những thú thu hút công chúng.

Where – Ở đâu: Địa điểm mà sự kiện tổ chức, nên đính kèm bản đồ để tạo điều kiện cho nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp.

Why – Vì Sao: Tại sao sự kiện này lại quan trọng và lý do báo chí nên đưa thông tin này đến với công chúng

When – Khi nào: Sự kiện diễn ra khi nào, nên ghi đầy đủ, chi tiết.

How – Như thế nào: Tóm tắt nội dung sự kiện để nhà báo nắm bắt.

Thông tin quan trọng nhất của sự kiện đặt đầu tiên

Để hướng công chúng cuốn theo sự kiện của bạn thì ngay phần đầu của thông cáo báo chí phải là những thông tin quan trọng nhất và hấp dẫn nhất của sự kiện. Nội dung đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ liên lạc, hạn chế dùng biệt ngữ. Mở đầu thông cáo báo chí, bao giờ cũng có những thông tin liên hệ (chữ nghiêng, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung chính); sau đó đến Tiêu đề ( chữ in hoa, nghiêng, đậm); Ngày…tháng…năm; và tiếp theo là nội dung chính. Mở đầu ấn tượng với phần thể hiện thông điệp rõ ràng sẽ hấp dẫn mọi người tiếp tục theo dõi bài thông cáo báo chí của bạn.

 Đưa thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau

Thông tin ở nhiều dạng thức khác nhau (multimedia): hình ảnh, video, graphic sẽ giúp nội dung dễ hiểu và tăng tương tác nhiều hơn. Bằng cách này cũng thu hút sự quan tâm của các báo và công chúng đến với thông tin sự kiện hơn và tăng khả năng tìm kiếm về sự kiện trong thời gian lâu hơn.

Thông tin có ý nghĩa và chọn lọc

Nếu bạn đưa tất cả thông tin từ bé đến lớn, từ chi tiết đến tổng quát vào thì bài thông cáo báo chí đó rất dễ trở thành một mớ hỗn độn mà người nhận rất khó chắt lọc thông tin. Bởi vậy khi viết bạn cần xem xét, chọn lọc những về đề chính, cốt lõi đảm bảo đủ hấp dẫn, thu hút mọi người. Thay vì viết theo hướng mà mình cảm thấy thích thú thì hãy đặt mình vào tâm thế của người đón nhận để hiểu họ cần gì, muốn gì, khi đó bài thông cáo báo chí của bạn sẽ dễ dàng đến với mọi người hơn.

Chọn ra điểm độc nhất

Mỗi ngày, công chúng  tiếp cận với hàng chục, hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khác nhau, đồng nghĩa với việc sẽ có rất nhiều thông cáo báo chí được gửi đến. Vậy làm sao để trong một tập thông cáo báo chí hỗn độn đó công chúng vẫn lưu tâm đến sự kiện của mình? Hãy chọn ra một khía cạnh, một đặc điểm nổi bật độc nhất của riêng bạn đưa vào thông cáo báo chí để chắc chắn rằng sẽ tạo ra được hiệu ứng, “chấn động” trong giới truyền thông khiến mọi người tò mò, nhất định phải tìm hiểu và theo dõi câu chuyện của bạn.

Xác định đúng thời gian gửi thông cáo báo chí

Bởi nếu gửi quá sớm hay quá muộn hiệu quả truyền thông sẽ không đạt như mong đợi. Vì vậy cần gửi thông cáo báo chí vào thời gian hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.

Kết luận: Bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu thông cáo báo chí là gì và tầm quan trọng của nó. Thông cáo báo chí được xem như là phương tiện cơ bản nhất để tiếp cận giới truyền thông và công chúng. Một bài thông cáo báo chí ấn tượng không những giúp bạn đạt được hiệu quả truyền thông như mong đợi mà còn là cơ hội xây dựng hình ảnh, tăng uy tín của quý công ty, doanh nghiệp. Lựa chọn cho mình cách viết hợp lý và bỏ túi những chiến thuật trên hy vọng sẽ giúp bạn có một thông cáo báo chí hiệu quả, độc đáo.